Innovations in Monitoring Vital Events:Mobile Phone SMS Support to Improve Coverage of Birth and Death Registration: A Scalable Solution

Civil Registration (CR) of births and deaths is an essential component of any health information system.\ud Globally, across low income countries, CR suffers from unacceptably poor quality coverage. This Health\ud Information Systems Knowledge Hub (HIS Hub) working paper summarises and reports the results, conclusions and outlook from a small six-month project that investigated the potential of introducing a mobile phone step into the routine CR system in a rural district in Tanzania. The project developed a computer application that could receive SMS messages—from existing basic mobile phones of community-based CR officers—and feed them directly to the District Registrar’s office and computer. The message contained the details from the birth or death notification form. The system provided instant access to notifications and automatic feedback to the Village Executive Officer (VEO) if the family that experienced the birth or death event failed to register the event for certification. It also prompted the VEO to follow up with the family by conducting a questionnaire, administered by mobile phone, to determine and communicate the reasons for the non-registration. The District Civil Registrar was also able to monitor trends in these notifications via a user-friendly webbased browser and dashboard. The system was tested for six months and validated against an independent prospective household surveillance system that monitors pregnancies, births and deaths in the same period. In summary, the findings showed that the routine CR system notified only 28% of total births in the period. Adding the SMS step increased this to 51% of births. The routine CR system notified only 2.1% of deaths in the period. Adding the SMS step increased this to 14% of deaths. The SMS step therefore made significant improvements in the notification step (and modest improvements in the registration step) of routine CR. However, both notifications and registrations still fell well short of reality at community level. The most important finding of this pilot is that the current CR system in at least the study district, and likely in most of rural Tanzania, is essentially unable to provide adequate registration coverage for births and deaths, and that coverage is so low that even log order improvements are insufficient to lift it to satisfactory levels (in excess of 90%). This, as yet, says nothing regarding the quality of the data. No overwhelming reason is provided by families for the low reporting rate, suggesting that the problems are highly systemic and will need a radical redesign of CR processes to solve. To the extent that similar problems prevail in other low-income countries, it is clear that whatever these processes will be, some form of scalable real-time mobile communication such as SMS will greatly facilitate coverage levels. This pilot shows\ud that such technology is feasible. But these results also emphasise the need for an end-to-end overhaul of the\ud architecture and processes of how CR systems are built and integrated into the information fabric of a country. Small incremental technical fixes will not suffice\u

Developing integrated health information systems in low income countries: an enterprise architecture approach

In the last half-century the world has witnessed dramatic gains in health status. These are occurring in developing countries now but started in Europe and other wealthier countries around the global in the late 19th century and early 20thcentury. These improvements were partly attributed to increasing in education and income of the population which resulted in more hygienic living conditions and nutrition later in the 20th, expansion of health and public health services by governments and biomedical innovations. Sub-Saharan Africa still carries most of the global burden of disease with low life expectancy at birth with majority of deaths occurring to children under the age of 5 years. Infectious diseases are the major contributors to the disease burden in sub-Saharan Africa that affect the poorest in addition to noncommunicable diseases. The health system is a major determinant in reversing this burden in sub-Saharan Africa. Health systems in sub-Saharan Africa are weak and need to cope with simultaneous communicable and noncommunicable epidemics. Health information systems play a significant role in steering health system strengthening and documenting progress as it provides reliable information on health determinants, health system performance and population health status. Despite its importance, health information systems in many developing countries are weak, fragmented and often focused exclusively on disease-specific programme areas. Integration of health information systems will provide the basis for public health professionals to look at the health system from different viewpoints. Enterprise architecture (EA) is a management tool that provides means for aligning information systems with organisation’s mission, goals and objectives. EA is used to develop a comprehensive description of all of the key elements and relationships of an organization and its alignment with an organization’s mission, goals, and strategic objectives with information systems. EA can be used as a method for designing health information systems in terms of a well defined set of building blocks, and showing how the building blocks fit together and how they communicate with each other. This research aims to study the potential of EA as a strategic methodology that can be used to systematically gather and document health information system requirements to design a unified comprehensive health information system that integrates data from diverse sources at all levels of the health system for localised evidence-based decision making and health systems strengthening. This research used qualitative method to collect primary and secondary data. Primary research data was collected through in-depth interviews with key stakeholders and observation and discussions in workshops and meetings. Secondary research include desk research by searching for published and unpublished research outputs, white papers, reports, user manuals and training materials. Gathering and documenting requirements and processes that facilitate systematic design and development of health information systems that are usable, integrated, interoperable and sustainable are practices neglected by Ministries of Health and donor partners in health systems strengthening. In response, this thesis presents original studies on the potential use of an EA approach to strengthen health information systems in low income countries. EA is a systems science approach that is widely used in software design in developed countries. It is common to see, in developing countries, the application of EA to be focusing on developing eHealth or HIS architecture in silos with little attention paid its application in the context of the health system. This thesis shows developing countries would benefit more from EA by applying it to simplify the complexity of the health system through guiding a systems thinking approach to describe processes, personnel, information systems, data and sub-systems their alignment and how they are all intended to complement health systems goals and strategic direction. In the process of developing EA developing countries should use the opportunity to reassess the current processes, indicators and data usage and take a decision to either eliminate processes that are no longer required or rationalise them. Developing countries has realised the potential of ICT in improving healthcare delivery and availability of information for evidence decision making. Despite this realisation many HISs in developing countries are chaotic characterised by silo systems unable to communicate with each other. EA approach facilitates the design of integrated HISs by describing HIS in a more systemic holistic way. Zusammenfassung In den letzten fünfzig Jahren hat sich der Gesundheitszustand der Weltbevölkerung dramatisch verbessert. Während sich dieser Fortschritt heute vor allem auf Entwicklungsländer beschränkt, begann er in Europa und anderen wohlhabenden Ländern auf der ganzen Welt schon im späten 19. und frühen 20. Jahrhundert. Solche Verbesserungen sind teilweise der höheren Bildung und dem höheren Einkommen der Bevölkerung zuzuschreiben, welche hygienischere Lebensverhältnisse und Ernährungsgewohnheiten im 20. Jahrhundert zur Folge hatten, aber auch erweiterten Gesundheitsdiensten durch Regierungen und biomedizinischen Erfindungen. Afrika südlich der Sahara trägt nach wie vor den grössten Teil der globalen Krankheitslast mit einer tiefen Lebenserwartung bei der Geburt und der höchsten Todesfallrate bei Kindern unter 5 Jahren. Infektionskrankheiten sind neben nichtansteckenden Krankheiten Hauptbestandteil der Krankheitslast, die die ärmsten in Afrika südlich der Sahara trifft. Das Gesundheitssystem ist ein bedeutender Einflussfaktor, wenn es um die Reduktion dieser Krankheiten in Afrika südlich der Sahara geht. Gesundheitssysteme in Afrika südlich der Sahara sind schwach und kämpfen gleichzeitig mit Epidemien ansteckender und nichtansteckender Krankheiten. Gesundheitsinformationssysteme spielen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Gesundheitssysteme und helfen, den Fortschritt zu dokumentieren, da sie verlässliche Informationen zu Gesundheitsfaktoren, Effizienz des Gesundheitssystems und den Gesundheitszustand der Bevölkerung liefern. Obwohl sie so bedeutend sind, sind Gesundheitsinformationssysteme in vielen Entwicklungsländern schwach, bruchstückhaft und oft nur auf bestimmte betroffene Gebiete beschränkt. Die Vernetzung der Gesundheitsinformationssysteme würde es für Angestellte des Gesundheitswesens ermöglichen, das Gesundheitssystem von verschiedenen Blickwinkeln her zu betrachten. „Enterprise architecture“ (EA) ist ein Führungsinstrument, das es ermöglicht, Informationssysteme mit dem Auftrag und den Zielvereinbarungen einer Organisation zu vergleichen. EA entwickelt eine umfassende Beschreibung aller Schlüsselelemente und Beziehungen einer Organisation, um das Informationssystem auf den Auftrag und die strategischen Ziele der Organisation auszurichten. EA kann zur Entwicklung von Gesundheitsinformationssystemen mittels genau definierter Bausteine verwendet werden und zeigen wie die Bausteine zusammenpassen und miteinander in Verbindung stehen. Die vorliegende Forschungsarbeit untersucht die Möglichkeiten von EA als strategische Methode zum systematischen Sammeln und Dokumentieren von Anforderungen eines Gesundheitsinformationssystems. Dadurch soll ein umfassendes, einheitliches Gesundheitsinformationssystem entwickelt werden, das Daten von verschiedenen Quellen auf allen Stufen des Gesundheitssystems zusammenführt, um eingegrenzte, evidenzbasierte Entscheidungen und die Stärkung des Gesundheitssystems zu fördern. In dieser Forschungsarbeit wurden qualitative Methoden verwendet, um primäre und sekundäre Daten zu sammeln. Primäre Daten wurden durch Tiefeninterviews mit den wichtigsten Interessenvertretern erhoben, sowie anhand von Beobachtungen und Diskussionen in Workshops und Sitzungen. Die sekundäre Datenerhebung beinhaltet Schreibtischarbeit wie die Suche nach publizierten und nicht-publizierten Forschungsergebnissen, Weissbüchern, Berichten, Bedienungsanleitungen und Schulungsunterlagen.Das Sammeln und Dokumentieren von Vorgaben und Prozessen, die das systematische Designen und Entwickeln von Gesundheits-informationssystemen, die anwendbar, umfassend, kompatibel und nachhaltig sind, vereinfachen, wird von den Gesundheitsministerien und Geberpartnern bei der Stärkung der Gesundheitssysteme vernachlässigt. Die vorliegende Arbeit präsentiert Originalstudien zur möglichen Anwendung von EA, um Gesundheits-informationssysteme in einkommensschwachen Ländern zu stärken. EA ist eine systematische, wissenschaftliche Herangehensweise, deren Anwendung im Softwaredesign in entwickelten Ländern weit verbreitet ist. Üblicherweise wird in Entwicklungsländern EA bei der Entwicklung von eHealth oder der Architektur von Gesundheitsinformationssystemen in Silos angewendet, wobei der Verwendung im Zusammenhang mit dem Gesundheitssystem wenig Beachtung geschenkt wird. Die vorliegende Arbeit zeigt, dass Entwicklungsländer mehr von EA profitieren würden, wenn sie es zur Vereinfachung von Komplexitäten im Gesundheitssystem anwenden würden. Durch einen „Systems Thinking“-Ansatz könnten Prozesse, Personal, Informationssysteme, Daten und Subsysteme beschrieben und angepasst werden, um Ziele und strategische Richtung des Gesundheitssystems zu ergänzen. Während der Erarbeitung des EA sollten Entwicklungsländer die Gelegenheit nutzen, ihre Prozessabläufe, Indikatoren und Datenanwendungen zu überdenken, und überholte Prozesse zu eliminieren oder zu rationalisieren. Entwickelte Länder haben das Potential der Informations- und Kommunikations-technologie erkannt, um die Gesundheitsvorsorge und die Verfügbarkeit von Informationen für evidenzbasierte Entscheidungen zu verbessern. Trotz dieser Erkenntnis sind viele Gesundheitsinformationssysteme in entwickelten Ländern chaotisch und zeichnen sich durch Silosysteme aus, die nicht interagieren können. Der EA Ansatz vereinfacht den Aufbau von integrierten Gesundheitsinformations-systemen in einer systematischeren, umfassenderen Art